Закон встановлює обов’язкові вимоги до складу документації конкурсних торгів. Відповідно до частини другої статті 22 Закону документація конкурсних торгів повинна містити:

Документація конкурсних торгів може містити також іншу інформацію, відповідно до законодавства, яку замовник вважає за необхідне до неї включити.

Коментар.

Документація конкурсних торгів - це головне джерело інформації для потенційних учасників торгів про кваліфікаційні вимоги (критерії) до учасників, а також вимоги замовника стосовно поставки товарів, виконання робіт або надання послуг. Розгляд пропозицій конкурсних торгів, їх оцінка практично базується на сукупній інформації, що міститься у пропозиціях конкурсних торгів учасників. Тому повнота документації конкурсних торгів, чітке визначення вимог, відсутність розбіжностей в окремих її пунктах та розділах, коректне викладення всебічної інформації щодо предмету закупівлі має величезне значення для підготовки учасниками пропозицій на якісному рівні у відповідності з усіма вимогами замовника.

Слід зазначити, що зміст, обсяг та рівень складності документації конкурсних торгів на конкретний предмет закупівлі обумовлюються специфікою предмету закупівлі (обсягом, номенклатурою тощо).

Стандартні документації конкурсних торгів для процедур закупівель відкритих та двоступеневих торгів затверджені наказом Мінекономіки від 26 липня 2010 р. № 919 «Про затвердження стандартної документації конкурсних торгів», яким встановлені певні вимоги до оформлення документації конкурсних торгів та її структури. Замовник має дуже уважно та ретельно підходити до розробки та затвердження власної документації конкурсних торгів щодо конкретного предмету закупівлі, усвідомлюючи в першу чергу необхідність відповідності інформації, викладеної в документації, вимогам Закону та зазначеного наказу. Зупинимося на деяких питаннях розробки документації конкурсних торгів.

Важливе місце при розробці документації конкурсних торгів займає визначення кваліфікаційних критеріїв до учасників. Слід звернути увагу, що частина перша статті 16 Закону встановлює не право, а обов’язок замовника вимагати від учасників або учасників попередньої кваліфікації подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям. При цьому перелік кваліфікаційних критеріїв, наведений в статті 16 Закону, є вичерпним.Критерії, зазначені в статі 16 Закону, встановлюють загальний підхід до перевірки технічної, професійної та фінансової спроможності учасника. Конкретні професійні вимоги до кваліфікації та досвіду працівників, стану матеріально-технічної бази та забезпечення обладнанням учасника замовник визначає з урахуванням вимог інших законодавчих актів та нормативних документів, які регулюють відповідну сферу діяльності (будівництво, охорона здоров’я, освітні послуги, фінансові послуги тощо). Замовник при визначенні згідно статті 16 Закону кваліфікаційних критеріїв має пов’язувати їх із специфікою предмета закупівлі та складових предмета закупівлі, розглядаючи критерії як показники перевірки спроможності виконання договору про закупівлю.

Для можливості оцінки відповідності учасника встановленим кваліфікаційним критеріям замовник має щодо кожного з критеріїв зазначити документи, які повинен надати учасник для підтвердження своєї відповідності, та встановити вимоги до них: форма документа, ким цей документ має бути складений, яку обов’язкову інформацію повинен містити документ, тощо. При цьому слід звернути увагу на наступне. Згідно Закону критерій «наявність обладнання та матеріально-технічної бази» не містить вимоги щодо саме власного обладнання та власної матеріально-технічної бази, що сприяє поширенню конкурентного середовища за рахунок залучення учасників, які використовують обладнання, технічні засоби на умовах оренди чи лізингу. Для об’єктивного та неупередженого розгляду відповідності учасника кваліфікаційному критерію «наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічних договорів» замовник має визначити, які договори вважаються за аналогічні. Документи стосовно підтвердження учасником кваліфікаційного критерію «наявність фінансової спроможності» зазначені у частині другій статті 16 Закону. При встановленні вимог щодо документального підтвердження відповідності учасника зазначеному критерію слід враховувати, що згідно частини третьої статті 11 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» для суб'єктів малого підприємництва і представництв іноземних суб'єктів господарської діяльності національними положеннями (стандартами) встановлюється скорочена за показниками фінансова звітність у складі балансу і звіту про фінансові результати.

Враховуючи вичерпність переліку критеріїв за статтею 16 Закону варто зазначити, що на сьогодні замовник не має права вимагати в якості кваліфікаційного критерію наявності в учасника дозволу або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством. Проте замовник може зазначити в документації конкурсних торгів вимогу надання учасником копій дозволів (ліцензій) у складі документів пропозиції конкурсних торгів, враховуючи, що відповідно до частини другої статті 22 Закону документація конкурсних торгів може містити також іншу інформацію відповідно до законодавства, яку замовник вважає за необхідне до неї включити. При цьому надання учасником копій дозволів (ліцензій) у складі документів пропозиції конкурсних торгів не виключає необхідність виконання вимоги згідно частини третьої статті 40 Закону, яку замовник повинен зазначити в документації конкурсних торгів: надання учасником-переможцем процедури закупівлі при укладенні договору дозволу або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством.

Згідно пункту 2 частини другої статті 22 Закону документація конкурсних торгів повинна містити, зокрема, вимоги встановлені статтею 17 Закону та інформацію про спосіб документального підтвердження відповідності учасників вимогам згідно із законодавством. Тому зазначення вимог, встановлених статтею 17 Закону та інформації про документальне підтвердження відсутності в учасника підстав щодо відмови в участі у процедурі закупівлі є обов’язковою складовою документації конкурсних торгів.

Перша частина статті 17 Закону надає перелік підстав, за наявності яких замовник зобов’язаний прийняти рішення про відмову учаснику, учаснику попередньої кваліфікації в участі у процедурі закупівлі, попередній кваліфікації та зобов’язаний відхилити пропозицію конкурсних торгів (кваліфікаційну пропозицію) учасника (учасника попередньої кваліфікації).

З метою перевірки відсутності підстав, передбачених пунктами 1) – (замовник має незаперечні докази того, що учасник або учасник попередньої кваліфікації пропонує, дає або погоджується дати прямо чи опосередковано будь-якій посадовій особі замовника, іншого державного органу винагороду в будь-якій формі (пропозиція щодо найму на роботу, цінна річ, послуга тощо) з метою вплинути на прийняття рішення щодо визначення переможця процедури закупівлі або застосування замовником певної процедури закупівлі), 3) – (виявлено факт участі учасника або учасника попередньої кваліфікації у змові), 6) – (пропозиція конкурсних торгів (кваліфікаційна, цінова пропозиція) подана учасником процедури закупівлі, який є пов'язаною особою з іншими учасниками процедури закупівлі) частини першої статті 17 Закону замовник вимагає надання учасником власної довідки, однак слід зауважити, що підстави, зазначені у цих пунктах, виникають у разі наявності у замовника незаперечних доказів, виявлення фактів. Таким чином, надання учасником власної довідки не свідчить про відсутність підстав для відмови учаснику в участі у процедурі закупівлі за підставами, викладеними у пунктах 1), 3), 6) частини першої статті 17 Закону.

Для перевірки відсутності підстав за пунктами: 2) - (учасника або учасника попередньої кваліфікації було притягнуто згідно із законом до відповідальності за вчинення у сфері державних закупівель корупційного правопорушення), 4) – (фізична особа, яка є учасником або учасником попередньої кваліфікації, була засуджена за злочин, пов'язаний з порушенням процедури закупівлі, чи інший злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку), 5) - (службова (посадова) особа учасника або учасника попередньої кваліфікації, яку уповноважено учасником або учасником попередньої кваліфікації представляти його інтереси під час проведення процедури закупівлі, була засуджена за злочин, пов'язаний з порушенням процедури закупівлі, чи інший злочин, вчинений з корисливих мотивів, судимість з якої не знято або не погашено у встановленому законом порядку) частини першої статті 17 Закону замовник може вимагати надання учасником власної довідки або довідки Міністерства внутрішніх справ України чи іншого уповноваженого органу про відсутність зазначених підстав.

Для перевірки відсутності підстав за пунктом 8) частини першої статті 17 Закону (учасник або учасник попередньої кваліфікації визнаний у встановленому законом порядку банкрутом та відносно нього відкрита ліквідаційна процедура) замовник передбачає вимогу про надання довідки державного підприємства чи державного органу, який уповноважений видавати документи про відсутність учасника в єдиній базі даних про підприємства, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство. Наразі, відповідно до наказу Мін‘юсту від 15.09.2011 № 3018/5 «Про затвердження Положення про Єдину базу даних про підприємства, щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство:

Документами, що підтверджують правомочність учасника на укладення договору про закупівлю (перевірка відсутності підстави, передбаченої пунктом 7) частини першої статті 17 Закону) для учасника – юридичної особи можуть бути виписка (витяг) з протоколу зборів засновників (учасників) про призначення директора, президента, голови правління підприємства учасника та наказ про призначення керівника учасника – відповідно до положень статуту учасника або інші документи, які підтверджують повноваження особи на підписання договору про закупівлю за результатами торгів; для учасника-нерезидента - відповідні документи, передбачені законодавством країни, де він зареєстрований, завірені у встановленому порядку.

Друга частина статті 17 Закону зазначає підстави, за якими замовник може прийняти рішення про відмову. За вимогою замовника інформація про наявність заборгованості із сплати податків і зборів (обов’язкових платежів), провадження/не провадження учасником або учасником попередньої кваліфікації господарської діяльності відповідно до положень його статуту надається у складі конкурсної пропозиції (кваліфікаційної пропозиції).

Найважливішою складовою частиною документації конкурсних торгів є технічна специфікація з повною всебічною інформацією щодо предмету закупівлі. Технічні специфікації повинні відповідати принаймні двом основним вимогам: по-перше, надавати детальний опис товару, робіт або послуг, які необхідні замовнику з чітким викладенням вимог до предмету закупівлі, і, по-друге, – забезпечити максимальну конкуренцію при проведенні процедури закупівлі.

В залежності від предмету закупівлі технічні специфікації можуть описувати функції (мету призначення) товару, що закуповується, містити експлуатаційні характеристики товару, його якісні, технічні та фізичні характеристики. У разі необхідності посилання на вимоги, передбачені стандартами на продукцію, процеси або послуги, замовнику варто звернути увагу на Закон України «Про стандартизацію», розділи Ш Стандарти та їх застосування та ІV Інформаційне забезпечення та право власності на стандарти, кодекси усталеної практики та технічні умови. Відповідно до статті 15 Закону України «Про стандартизацію» право власності на національні стандарти, правила усталеної практики, класифікатори та каталоги належить державі. Право власності на стандарти, технічні умови та кодекси усталеної практики, прийняті чи схвалені іншими органами та організаціями, що займаються стандартизацією, належить організаціям, установам, за кошти яких вони створені або яким вони передані в установленому законом порядку. Забороняється повністю чи частково відтворювати, тиражувати і розповсюджувати як офіційні видання будь-які стандарти, кодекси усталеної практики, класифікатори або їх частини без дозволу їх власника чи уповноваженої ним особи, крім випадків, передбачених вищезазначеним законом. Таким чином посилання в технічній специфікації на певні ТУ перешкоджає учасникам процедури закупівлі, які не мають відповідних дозволів на ці ТУ, запропонувати товар, який відповідає вимогам документації конкурсних торгів.

Підвищенню якості підготовки технічної специфікації на закупівлю товару та в цілому документації конкурсних торгів сприяє детальне вивчення змовником його технічних, експлуатаційних, якісних характеристик, аналіз умов виготовлення, комплектації та поставки, гарантійних термінів, впливу на довкілля, сервісного обслуговування, відслідковування наявності товару на ринку, вартості, конкурентного середовища, тощо. Зазвичай, загальною вимогою у разі закупівлі товару є вимога, що товар має бути новим, не бувшим у використанні.

Новітньою є вимога статті 22 Закону щодо технічних, якісних характеристик предмета закупівлі, які повинні передбачати необхідність застосування заходів із захисту довкілля. Відповідно до специфіки предмету закупівлі в технічній специфікації можуть бути визначені вимоги щодо застосування екологічно безпечних технологій, матеріалів, заходів із переробки та утилізації упаковки, у разі закупівлі робіт – виконання заходів, передбачених проектом відповідно до розділу ОВНС (оцінка впливів планованої діяльності на стан навколишнього середовища) проектної документації, тощо.

На відміну від вимог попередніх законодавчих актів щодо тендерної документації частина друга статті 22 Закону не вимагає обов’язкового зазначення в документації конкурсних торгів методики розрахунку ціни пропозиції. Разом з тим відповідно до частини другої статті 22 Закону документація конкурсних торгів може містити також іншу інформацію відповідно до законодавства, яку замовник вважає за необхідне до неї включити. Рішення про доцільність включення до документації конкурсних торгів методики розрахунку ціни пропозиції приймає замовник, зважаючи на складові предмету закупівлі та його специфіку.

Певні особливості має розробка документації на закупівлю робіт. У разі закупівлі робіт детальним описом робіт з інформацією про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі є обсяги робіт відповідно до проектно-кошторисної документації на будівництво. Нерідко в документації конкурсних торгів на закупівлю робіт відсутня повна інформація щодо переліку та обсягів робіт, що унеможливлює формування ціни пропозиції. Слід звернути увагу, що згідно пункту 3.2.2 підрозділу 3.2 розділу 3 Правил визначення вартості будівництва ДБН Д.1.1-1-2000, затверджених наказом Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 27.08.2000 № 174 (в редакції наказу Державного комітету будівництва, архітектури та житлової політики України від 17.06.2003 № 85) для розрахунку ціни пропозиції претендента на будівництво об'єкта замовлення замовник надає претендентові (підрядникові) відомість обсягів робіт, що пропонуються, відомість ресурсів до неї з відповідними кошторисними цінами або без цін, або проектно-кошторисну документацію. У разі закупівлі робіт або послуг з поточного ремонту варто встановити в документації конкурсних торгів вимогу щодо методики розрахунку ціни пропозиції на закупівлю робіт відповідно до державних будівельних норм України.

Згідно статті 24 Закону замовник має право зазначити в документації конкурсних торгів вимогу щодо надання забезпечення пропозиції конкурсних торгів як гарантії виконання своїх зобов’язань у зв’язку з поданням пропозиції конкурсних торгів. Якщо надання забезпечення пропозиції конкурсних торгів вимагається замовником, у документації конкурсних торгів повинні бути зазначені умови його надання, зокрема, вид, розмір, строк дії та застереження щодо випадків, коли забезпечення пропозиції конкурсних торгів не повертається учаснику. У такому разі учасник під час подання пропозиції конкурсних торгів одночасно надає забезпечення пропозиції конкурсних торгів. Розміри забезпечення пропозиції конкурсних торгів, підстави для повернення чи неповернення забезпечення та порядок перерахування коштів, що надійшли як забезпечення пропозиції конкурсних торгів (у разі, якщо вони не повертаються учаснику), викладені в статті 24 Закону.

У пункті 8 частини першої статті 1 Закону зазначені види забезпечення пропозиції конкурсних торгів – порука, гарантія, застава, завдаток, депозит. Цей перелік не є вичерпним.

При встановленні вимог щодо надання забезпечення пропозиції конкурсних торгів слід звернути увагу не наступне.

Встановлення вимоги щодо надання векселя в якості забезпечення пропозиції конкурсних торгів не відповідає Закону України «Про обіг векселів в Україні».

При встановленні вимоги щодо надання тристороннього договору поруки в якості забезпечення пропозиції конкурсних торгів договір, який повинен надати учасник у складі пропозиції конкурсних торгів, має бути підписаний замовником, оскільки не підписаний замовником договір є неукладеним.

У разі вимоги надання забезпечення пропозиції конкурсних торгів у виді банківської гарантії слід зауважити, що замовник не повинен вимагати надання банківської гарантії за встановленою в документації формою або надання гарантії конкретного банку (банку з певною капіталізацією), оскільки встановлення таких вимог містить дискримінаційні ознаки.

Обов’язковою складовою документації конкурсних торгів відповідно до вимог статті 22 Закону є перелік критеріїв та методика оцінки пропозицій конкурсних торгів для визначення переможця процедури закупівлі.

Відповідно до частини п’ятої статті 28 Закону Замовник визначає переможця торгів з числа учасників, пропозиції конкурсних торгів яких не було відхилено згідно з Законом (у кількості не менше двох), на основі критеріїв і методики оцінки, зазначених у документації конкурсних торгів. Закон передбачає різні підходи до застосування критеріїв оцінки в залежності від характеру закупівлі.

Згідно частини п’ятої статті 28 Закону критеріями оцінки є:

При цьому Закон не містить визначення «закупівля, яка має складний або спеціалізований характер». Тому віднесення закупівлі до такої, що має складний або спеціалізований характер здійснюється за рішенням замовника, виходячи з переліку складових предмету закупівлі та його специфіки.
Критерії оцінки пропозицій конкурсних торгів мають характеризувати саме предмет закупівлі, умови поставки товару (виконання робіт, надання послуг), можливості учасника виконати певні обов’язки, у яких зацікавлений замовник.

Відповідно до частини шостої статті 28 Закону якщо для визначення найбільш економічно вигідної пропозиції конкурсних торгів крім ціни застосовуються й інші критерії оцінки, у документації конкурсних торгів визначається їх вартісний еквівалент або питома вага цих критеріїв у загальній оцінці пропозицій конкурсних торгів. Питома вага цінового критерію не може бути нижчою 50 відсотків. Таким чином, надаючи можливість замовнику самостійно визначати питому вагу інших критеріїв, законодавство зазначає пріоритет ціни - у будь-якому випадку сукупна питома вага всіх інших критеріїв не може перевищувати питому вагу цінового критерію.

У практиці найчастіше замовником для закупівель складного або спеціалізованого характеру крім ціни використовуються такі критерії, як строк виконання (поставки, надання послуг), умови оплати, гарантійне обслуговування. Слід зазначити, що у разі встановлення в документації конкурсних торгів чітких умов щодо строків виконання (наприклад - протягом 90 днів з дати підписання договору), умов оплати (наприклад - протягом 10 банківських днів після поставки товару в повному обсязі) використання таких критеріїв втрачає сенс. Замовник, зазначивши в документації конкурсних торгів чіткі вимоги та умови щодо строків виконання, оплати, гарантійного обслуговування може мінімізувати перелік критеріїв та звести оцінку навіть складного предмету закупівлі до одного критерію – «ціна». При цьому пропозиції конкурсних торгів з параметрами, які не відповідають зазначеним вимогам та умовам, мають бути відхилені згідно статті 29 Закону.

У разі закупівлі обладнання, транспортних засобів можливе застосування, крім інших, критерію «експлуатаційні витрати», що дозволяє замовнику зіставити та зробити оцінку рівня витрат, пов’язаних з експлуатацією товару протягом певного періоду експлуатації. Для застосування такого критерію замовник має зазначити в документації конкурсних торгів умови та порядок розрахунку експлуатаційних витрат.

Закон та підзаконні нормативно-правові акти не встановлюють методик оцінки пропозицій конкурсних торгів. Замовник самостійно визначає в документації конкурсних торгів порядок розрахунку балів або порядок присвоєння рейтингу пропозиціям учасників та порядок визначення переможця торгів.

У практиці найчастіше використовується бальна методика оцінки. Згідно бальної методики оцінки кожній пропозиції за кожним з критеріїв обчислюється кількість балів, переможцем торгів визначається учасник, чия пропозиція отримала в підсумку за всіма критеріями найбільшу кількість балів. Для обчислення балів за критерієм застосовується формула, згідно якої коефіцієнт відхилення від найкращого показника серед пропозицій, які оцінюються, та показника пропозиції, кількість балів для якої обчислюється, множиться на питому вагу критерію (максимальну можливу кількість балів по критерію). Застосування такої формули можливе у разі зазначення в пропозиціях кількісних показників, які можна зіставити.

Приклад.

Критерії оцінки та їх питома вага згідно документації конкурсних торгів: ціна – 80 балів; строк поставки – 15 балів; гарантійний термін експлуатації – 5 балів.

Для визначення для пропозиції підсумкової кількості балів обчислені для неї за всіма критеріями бали підсумовуються.

Б підс. = Бц+Бс+Бг.

Однак, у разі застосування деяких критеріїв (наприклад - умови оплати), слід враховувати, що учасниками, якщо документація не містить обмежень, можуть бути запропоновані умови, за яких неможливо розрахувати коефіцієнт відхилення (наприклад - попередня оплата, оплата за фактом поставки, тощо). У цьому випадку для кожного з можливих варіантів замовник має передбачити присвоєння певної кількості балів з урахуванням питомої ваги критерію.

Існують також інші методики оцінки пропозицій конкурсних торгів, зокрема методика, за якою кожній пропозиції за кожним з критеріїв присвоюються бали за десятибальною шкалою, які множаться на питому вагу відповідного критерію та підсумовуються по кожній пропозиції. У будь-якому випадку методика, яку застосовує замовник, має передбачати чіткий, зрозумілий порядок обчислювання балів та унеможливлювати необ’єктивну та упереджену оцінку пропозицій конкурсних торгів.

Відповідно до частини третьої статті 22 Закону документація конкурсних торгів не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації учасників.

Слід зауважити, що вимоги, які обмежують конкуренцію, найчастіше стосуються:

кваліфікаційних критеріїв (безпідставні вимоги щодо наявності власної виробничої бази, необґрунтованих кількісних показників чисельності власного персоналу, кількісних та вартісних показників щодо досвіду виконання аналогічних договорів, необґрунтованих показників фінансової звітності);

встановлення безпідставних вимог щодо надання учасниками документів в складі пропозиції конкурсних торгів, що обмежує коло потенційних учасників (підтвердження наявності товару на складі учасника, необґрунтовані вимоги щодо надання підтвердження статусу учасника як виробника товарів або його офіційного представника, дилера, дистриб'ютора, тощо);

безпідставного зазначення в технічній специфікації детальних параметрів товару певного виробника, що унеможливлює поставку еквівалентного товару; посилання в технічній специфікації на певні ТУ без наявності в учасника можливості отримання інформації, зазначеної в ТУ.