Звітність щодо проведення процедур державних закупівель поділяється на оперативну, яка складається окремо по кожній процедурі закупівлі, та підсумкову, яка містить інформації щодо проведених процедур за певний звітний період.

Звіт про результати проведення процедури закупівлі є одним з документів, які необхідні замовнику для здійснення оплати за договором про закупівлю. Так згідно статті 7 Закону органи Державної казначейської служби України до здійснення оплати за договорами про закупівлю перевіряють наявність та відповідність укладеного договору про закупівлю звіту про результати проведення процедури закупівлі, правильність їх оформлення відповідно до законодавства. Згідно наказу Державного казначейства України від 14 вересня 2010 року № 330 «Про затвердження Методичних рекомендацій щодо переліку підтвердних документів, які надаються розпорядниками (одержувачами) бюджетних коштів на стадії реєстрації зобов’язань та оплати рахунків», звіт про результати проведення процедури закупівлі включений до переліку документів, які розпорядники та одержувачі бюджетних коштів повинні пред’явити до органів Державного казначейства України для реєстрації зобов’язань та оплати рахунків. Відповідно до статті 51 Закону України «Про банки і банківську діяльність» під час оплати за договорами, укладеними підприємствами (термін «підприємство» у визначенні Закону), банки перевіряють наявність звіту про результати здійснення процедури закупівлі та інших документів, що підтверджують виконання такими підприємствами вимог Закону.

Зміст інформації, яка обов’язково зазначається у звіті про результати проведення процедури закупівлі, визначений у статті 19 Закону. Наказом Мінекономіки від 26 липня 2010 року № 922 «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель» затверджені форми звіту про результати проведення процедур відкритих і двоступеневих торгів, звіту про результати проведення процедури запиту цінових пропозицій, звіту про результати проведення процедури закупівлі в одного учасника та Інструкції щодо їх заповнення. Звіт складається за результатами проведення кожної процедури. Слід зазначити, що форма звіту за результатами проведення процедури попередньої кваліфікації не затверджена. Оскільки відповідно до статті 38 Закону зазначена процедура після відбору учасників за результатами попередньої кваліфікації проводиться так само, як процедура відкритих торгів, замовник у разі застосування процедури попередньої кваліфікації складає звіт за формою звіту про результати проведення процедури відкритих торгів та зазначає у пункті 14 форми звіту «Інша інформація» інформацію щодо проведення попередньої кваліфікації. Як приклад, це може бути інформація стосовно кваліфікаційних критеріїв, передбачених кваліфікаційною документацією,кількості учасників, що подали кваліфікаційні пропозиції,кількості учасників, що пройшли кваліфікаційний відбір, інша інформація, передбачена формою повідомлення про результати проведення попередньої кваліфікації, затвердженоїнаказом Мінекономіки від 26 липня 2010 року № 922 «Про затвердження форм документів у сфері державних закупівель».

У разі подання в межах єдиної процедури закупівлі пропозицій конкурсних торгів (цінових пропозицій)відповідно до умов документації конкурсних торгів (запиту цінових пропозицій) за окремими частинами предмету закупівлі (лотами) є вірогідність отримання за окремими частинами (лотами) різних результатів: відміни (визнання такою, що не відбулася) процедури закупівлі за деякими частинами(лотами) та визначення переможців. У такому випадку замовник у звіті про результати зазначає датиоприлюднення і номери оголошень про результати торгів (дати оприлюднення і номери інформації про результати процедури запиту цінових пропозицій)як щодо відміни (визнання такими, що не відбулися) торгів за частинами (лотами), так і щодо визначення переможців.

Закон не встановлює строку складання звіту у прив’язці до дати вчинення замовником дій або прийняття комітетом з конкурсних торгів рішень щодо організації та проведення процедури закупівлі.

Згідно статті 10 Закону звіт про результати проведення процедури закупівлі оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу протягом трьох робочих днів з дня його затвердження. Звіт затверджується рішенням комітету з конкурсних торгів.

Відповідно до статті 19 Закону усі документи щодо державних закупівель, передбачені Законом, зберігаються замовником протягом трьох років.

Крім звітів про результати проведення процедур закупівель, які складаються за кожною проведеною процедурою, замовник щоквартально складає та подає у встановлені терміни та у встановленому порядку підсумковий звіт про проведення закупівель товарів, робіт і послуг за держані кошти за формою державного статистичного спостереження №1-торги (квартальна). Форма державного статистичного спостереження №1-торги (квартальна) «Звіт про проведення закупівель товарів, робіт і послуг за держані кошти», терміни та порядок її подання затверджені наказом Державного комітету статистики України від 09.11.2011 № 290. Форма №1-торги передбачає подання інформації щодо загальної кількісної та вартісної характеристики процедур закупівель. Звіт за формою державного статистичного спостереження №1 (квартальна) «Звіт про проведення закупівель товарів, робіт і послуг за держані кошти» складається щоквартально наростаючим підсумком з початку року.